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Word 2016 : Top 10 de nos meilleurs astuces

Logiciel de référence dans le traitement de texte, Word de Microsoft Office est véritablement un outil puissant. Encore faut-il connaître quelques astuces et raccourcis, afin de gagner en productivité… Ce sera chose faite grâce à cet article qui ne regroupe qu’une infime sélection des meilleurs astuces disponibles sur la dernière mouture de Word.

  • La recommandation de contenu

Vous avez besoin de réviser un long document Word qui s’étend sur plusieurs pages ? Essayez la fonctionnalité « Côte à côte » (ou side to side) afin de pouvoir faire défiler les pages d’un document à la manière d’un livre au lieu de faire défiler en continu. La commande Côte à côte (onglet Affichage) permet de faire défiler les pages avec votre doigt si vous avez un écran tactile sinon, utilisez la barre de défilement horizontale ou la molette de votre souris pour parcourir les pages.

  • La recherche intelligente

Vous ne comprenez pas un terme dans votre document ? Ou ce dernier fait part d’une personnalité qui vous est inconnue ? Fini les recherches interminables sur Internet, grâce à Word vous pouvez maintenant obtenir les résultats du web directement dans votre fenêtre. Pour cela il vous suffit de surligner le texte à rechercher avec votre souris, de faire un clique droit dessus et de sélectionner « recherche intelligente » pour voir apparaître les meilleurs résultats en rapport avec votre recherche.

  • Le partage en ligne

Qui n’a jamais rêver de pouvoir travailler en ligne sur un seul et même fichier ? Si vous êtes dans cette situation, Word 2016 vous apporte maintenant une solution fiable pour cela grâce à l’enregistrement en ligne. Pour ce faire, vous devez avoir au préalable enregistrer votre document Word sur votre espace de stockage en ligne OneDrive. Une fois enregistré, retournez dans la fenêtre principale de Word et cliquez sur le lien en haut à droite de votre fenêtre « Partager ». Puis dans le volet qui apparaît, saisissez les adresses emails des personnes concernées tout en leur attribuant une autorisation pour que ces derniers puissent soit lire le document ou le modifier… et il ne vous reste plus qu’à envoyer l’invitation en cliquant sur « Partager » !

  • La réduction de texte avant impression

Vous avez fini de rédiger votre texte et vous vous retrouvez avec une dernière page ne comportant que quelques phrases ? Gagnez en esthétisme en utilisant la fonction de réduction de texte avant impression et économisez une feuille de papier supplémentaire ! Pour ce faire, vous devez d’abord ajouter le bouton de cette commande « Ajuster » à votre barre d’outils « Accès rapide » en haut à gauche de votre fenêtre puis dans le menu qui apparaît, sélectionnez « autres commandes ». Sous « choisir les commandes dans les catégories suivantes », cliquez sur « toutes les commandes » et faites défiler vers le bas de la liste de commandes jusqu’à ce que vous trouviez « Ajuster ». Cliquez dessus, puis sur « Ajouter » et « OK » pour valider l’ajout. Avant votre prochaine impression, testez cette astuce et dîtes-nous ce que vous en pensez !

  • Fractionnez votre fenêtre

Vous éditez un texte et vous avez besoin de garder un œil sur une autre partie du document en cours ? C’est possible avec Word et c’est très simple à faire ; dans l’onglet « Affichage du ruban » cliquez sur le bouton « Fractionner » puis déplacez le trait horizontal qui apparait à l’aide de votre souris pour mettre en place le fractionnement. Et si besoin est, cliquez sur « Annuler le fractionnement » afin de retourner au mode d’affichage classique.

  • Le filigrane d’arrière-plan

Vous rédigez un document à but confidentiel ou vous souhaitez tout simplement personnaliser au maximum votre document ? Insérer un filigrane d’arrière-plan est la solution qu’il vous faut. Pour se faire, allez dans l’onglet « Création » et cliquez sur « Filigrane ». Dans la fenêtre qui apparait, cliquez sur « Filigrane personnalisé » puis cochez la case « Image en filigrane ». Il ne vous reste plus qu’à sélectionner l’image que vous voulez intégrer en fond de votre document, dans les menu déroulants choisissez « Auto » pour l’échelle et « Estompée » pour que l’image n’interfère pas avec la lisibilité de votre document et le tour est joué !

  • Utiliser le mode « Lecture »

Très pratique et pourtant rarement connue, la fonction « Lecture » est plus qu’utile si vous devez lire des documents Word qui comptent plusieurs pages. Pour utiliser cette fonction, allez dans l’onglet « Affichage » puis choisissez toute à droite l’option « Mode Lecture ». Votre fenêtre va se modifier pour étaler le document tel un livre. Pensez également à changer la couleur d’arrière-plan en cliquant sur « Affichage » puis « Sépia ». Si vous souhaitez revenir en arrière, faîte « Affichage > Modifier le document » et vous retrouverez la fenêtre classique et habituelle de Word !

  • La fonction « Navigation »

Vous avez un document Word de plusieurs pages et vous voulez le parcourir sans avoir à chercher le paragraphe ou le chapitre qui vous intéresse ? Cliquez en bas à gauche sur « Page 1 sur … » et une fenêtre « Navigation » apparaîtra à gauche, vous permettant de naviguer à l’intérieur du document en fonction de chaque titre et sous-titre de votre document. Rapide et efficace !

  • Le format PDF

Vous partagez régulièrement des documents Word et ne souhaitez pas qu’ils soient modifiés ? La nouvelle version de Word 2016 gère nativement les exportations au format PDF (Portable Document Format). Rien de plus facile à présent, lorsque vous sélectionnez « Fichier > Enregistrer sous » il vous suffit de changer le format du fichier au profit du PDF. Mais la petite révolution de la mouture 2016 ne s’arrête pas là puisqu’à présent vous pouvez ouvrir directement des fichiers au format PDF dans Word afin d’en modifier le contenu… Pratique !

  • La bibliothèque d’icones

Besoin d’insérer une icône qui permet une certaine idée ou concept, mais vous ne voulez pas dessiner vous-même ? Consultez le bouton « icônes » sous l’onglet Insertion choisir une catégorie comme personnes, technologie ou sports, puis cliquez sur l’icône représentant une idée ou concept que vous avez à l’esprit pour l’ajouter à votre document !

Vous souhaitez aller encore plus loin et connaître toutes les options et astuces dans Word 2016 ? Participez à nos formations en centre de ressources sur Avignon tous les jeudi et vendredi à la carte, ou sur Marseille selon les dates prévues dans le calendrier et Word n’aura plus aucun secret pour vous… !

  • Pour plus d’informations, contactez-nous : info@cit.fr / 04.90.85.98.12