Outlook - Optimiser sa messagerie collaborative au sein de l'entreprise
Bureautique
Objectifs
Toute personne utilisatrice d’Outlook souhaitant gagner en efficacité sur la gestion de son outil de communication et optimiser le travail collaboratif.
A l'issue de la formation, le stagiaire sera capable de :
- Mieux maîtriser le fonctionnement de la messagerie et ses spécificités au sein de son entreprise
- Partager Outlook avec ses équipes et travailler en mode collaboratif
Formation éligible à l'utilisation du CPF avec possibilité du passage de la certification TOSA en fin de formation.
Methodes et outils pédagogiques
- Alternance exposés théoriques et exercices pratiques (80% pratique)
-
Support de cours adapté au logiciel étudié et au niveau suivi
Evaluation
- Tout au long de la formation, exercices pratiques permettant au formateur la validation des acquis et des compétences
- Possibilité de passage de la certification Tosa en fin de formation.
Public concerné
Tout utilisateur
Pré-requis
Utilisation quotidienne de la messagerie.
1 jour
Introduction
- Les normes de la messagerie (Taille des boites aux lettres, taille maximale autorisée d’un message…)
- Les règles sur les bonnes pratiques de la messagerie
- Paramétrer les options d’Outlook et personnaliser les affichages
Optimiser la gestion de ses messages
- Trier et filtrer ses messages – Les outils de recherche
- Utiliser le mode conversation pour suivre les échanges*
- La gestion des messages par catégorie
- Le suivi des messages
- Comment rappeler un message envoyé
- Comment récupérer un message supprimé
- Gérer la signature de ses messages
- Utiliser le gestionnaire d’absence du bureau
- Transférer et classer automatiquement des messages pendant l’absence
- Filtrer automatiquement le courrier indésirable (Spam).
- Nettoyer sa boîte aux lettres
- Comment s’organiser sur Outlook pour classer efficacement ses messages
- Les dossiers de classement
- Programmer des actions rapides
- Créer des règles d'automatisation de classement
- Maîtriser la procédure d'archivage des messages
- Comment optimiser la gestion des pièces jointes :
- Compresser pour minimiser la taille des fichiers lourds (zip)
- Utiliser au maximum le format PDF pour envoyer des documents
- Les liens hypertextes
- Réduire la taille des images et des diaporamas PowerPoint
- Meilleure utilisation du disque réseau pour les envois en interne
- Les contacts et carnets d’adresses
- Le Carnet d’adresses de l’entreprise
- Créer son propre carnet d’adresses
- Créer des listes de distribution personnelles
- Envoyer et récupérer une liste de distribution dans un message
Planifier et organiser ses activités
- Planifier et organiser ses activités
- Créer des rendez-vous et événements ponctuels
- Planifier des éléments périodiques
- Transformer un mail en tâche ou en rendez-vous
- Organiser et suivre ses tâches
- Intégrer des rappels automatiques.
- Se créer des "pense-bêtes" : les notes
Organiser le travail collaboratif
- Partager des agendas, carnets d'adresses, tâches…
- Définir les autorisations d’accès
- Paramétrer la délégation
- Ouvrir l’agenda d’une autre personne
- Ouvrir la boîte aux lettres d'une autre personne
- Organiser des réunions : inviter les participants, gérer les modifications, les annulations.
*Sur Outlook 2010 uniquement
