Parcours OUTLOOK - Gérer les courriels et la planification avec Outlook - TOSA

Diagnostic du besoin et niveau du participant

En amont de la formation : Diagnostic du niveau et besoin réalisé à l'aide de notre Questionnaire d'évaluation.

Ce diagnostic permet de déterminer précisément les modules de formation qui seront préconisés au participant. Ainsi, chaque stagiaire suivra un parcours de formation personnalisé qui comportera uniquement les modules qui lui sont nécessaires.

Parcours de formation

Selon l'analyse réalisée, ci-dessous les objectifs des modules de formation qui pourront être étudiés sur le logiciel Outlook :

Prendre en main Outlook

• Bonnes pratiques
• Découvrir
• Rédiger et envoyer un message
• Envoyer à plusieurs destinataires
• Envoyer des pièces jointes
• Critères de diffusion et accusé de réception

Récevoir et gérer ses messages

• Recevoir des messages électroniques
• Lire ses messages
• Recevoir une pièce jointe
• Supprimer un message
• Imprimer un message

Répondre, transférer et mettre en forme de message

• Répondre à un message
• Transférer un message
• Options de la messagerie
• Créer une signature
• Format Texte et format HTML
• Mettre en forme un message

Sécuriser Outlook

• Les courriers indésirables
• Paramétrer les options du courrier indésirable
• Améliorer le filtrage du spam

Gérer ses contacts et son carnet d’adresses

• Créer un contact
• Gérer ses contacts
• Créer un groupe de contacts
• Organiser ses contacts
• Importer des contacts
• Ajouter un expéditeur à vos contacts

Gérer ses messages électroniques

• Créer des dossiers de classement
• Transfert manuel du courrier
• Créer une règle de message
• Créer une règle de message plus élaborée
• Mise en forme conditionnelle

Gérer ses réunions

• Inviter à une réunion
• Répondre à une invitation
• Partager un calendrier
• Envoyer un instantané de son calendrier
• Les notes

Gérer son calendrier et ses rendez-vous

• Paramétrer le calendrier
• Planifier un rendez-vous unique
• Planifier un rendez-vous périodique
• Astuces pour être plus productif
• Imprimer un calendrier

Gérer les tâches

• Créer et modifier une tâche
• Affecter une tâche
• Créer une tâche périodique
• Marquer une tâche comme terminée
• Répondre à une demande de tâche avec Exchange
• Suivre et mener à bien un projet

Identifier les différentes attaques informatiques

• Les sywares
• Les virus
• Les troyens
• Les spams
• Le phishing
• Les hoax
• Les mots de passe

Réaliser des travaux pratiques

• Pour chaque module du programme abordé :
  Présentation et démonstration par le formateur, mise en pratique sur les fonctionnalités abordées par le stagiaire avec l’appui du formateur et du groupe, feedbacks du formateur tout au long de l’activité.

Passage de la certification TOSA

Certification TOSA - Gérer les courriels et la planification avec Outlook - TOSA RS6958, certificateur Isograd, certification délivrée le 18/12/2024

En fin de formation, le passage de la certification est organisé autour d’un temps de validation au moyen d’un test à passer.

Compétences attestées :

Les compétences attestées sont variables en fonction du score obtenu au test TOSA (de 351 à 1000). Ce score déterminera un niveau (initial, basique, opérationnel, avancé ou expert) selon lequel vos compétences vous seront attribuées

Domaine 1 : Environnement / Configuration 

1.1 Personnaliser l'interface et les vues : adapter le ruban, la barre de navigation et les affichages, en personnalisant les paramètres pour optimiser l'efficacité de l'utilisateur, afin de faciliter la gestion des tâches dans Outlook.

1.2 Configurer et sécuriser les comptes : ajouter et gérer les comptes de messagerie, en configurant les paramètres de sécurité et de confidentialité, afin d'assurer la sécurité et la confidentialité des communications.

1.3. Gérer les performances et l'archivage : améliorer la vitesse de fonctionnement d'Outlook, en gérant efficacement la taille des boîtes aux lettres via l'archivage, afin d'optimiser la performance et l'efficacité du programme.

Domaine 2 : Messagerie

2.1. Composer, envoyer et gérer des messages : créer et envoyer des messages, en appliquant une mise en forme avancée et en gérant les accusés de réception et les réponses automatiques, afin d'assurer une communication fluide et professionnelle.

2.2. Organiser et gérer la boîte de réception : trier, filtrer et rechercher des messages, en utilisant des dossiers et des catégories pour organiser efficacement la messagerie, afin de faciliter l'accès et la gestion des informations.

2.3. Automatiser des tâches par des règles : utiliser des règles pour automatiser les actions courantes, telles que le tri des emails et la gestion des spams, en configurant les règles adéquates, afin de gagner du temps et améliorer l'efficacité de la gestion des messages.

Domaine 3 : Calendrier et tâches 

3.1 Gérer des événements et des rendez-vous : créer et personnaliser les rendez-vous et événements dans le calendrier, en ajustant les paramètres nécessaires, afin d'organiser efficacement les emplois du temps et faciliter la gestion des événements.

3.2 Plannifier et effectuer des suivis de réunions : organiser les réunions, en envoyant des invitations et en gérant les réponses, afin de planifier efficacement les événements et faciliter la gestion des réunions récurrentes.

3.3 Gérer des tâches : Créer et suivre les tâches, en définissant les priorités et les rappels, afin de gérer efficacement les to-do lists et assurer le respect des échéances.

Domaine 4 : Gestion des contacts et notes 

4.1 Créer et organiser des contacts : ajouter, modifier et gérer les contacts, en créant des groupes de contacts, afin de faciliter la communication et l'organisation des échanges.

4.2 Utiliser et gérer des notes : créer, modifier et organiser les notes, en utilisant les fonctionnalités adaptées, afin de garantir une gestion efficace de l'information.

4.3 Intégration des contacts dans les autres modules : exploiter les informations de contact, en les intégrant dans la messagerie et le calendrier, afin de faciliter la planification et la communication.

Les horaires seront aménagés pour le passage des tests de certification